Πώς να είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά: 4 πρακτικές συμβουλές που δεν είναι πιθανό να κάνετε

3
Πώς να είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά: 4 πρακτικές συμβουλές που δεν είναι πιθανό να κάνετε

Από την Katie Azevedo, M.Ed.

Η αναζήτηση στο Google „πώς να είσαι πιο παραγωγικός στην εργασία“ αποφέρει πολλά αποτελέσματα αναζήτησης όπως αυτό (New York Times) και αυτό (Forbes) που προσφέρουν τις ίδιες γενικές συμβουλές. Πολλές από αυτές τις συμβουλές παραγωγικότητας είναι εξαιρετικές – όπως η αποφυγή πολλαπλών εργασιών (δείτε πώς), η ομαδοποίηση εργασιών και τα διαλείμματα. Αν και συμφωνώ απόλυτα μαζί τους και τα κηρύττω ο ίδιος, σκέφτηκα ότι θα προσφέρω μερικές συμβουλές παραγωγικότητας εργασίας που πιθανότατα δεν θα βρείτε πουθενά αλλού.

Οι στρατηγικές παραγωγικότητας που σας διδάσκω εδώ δεν είναι βασισμένα στη μόδα, λαμπερά γυαλιστερά αντικείμενα (ρε, δείτε αυτήν την τρελή νέα εφαρμογή!) ή ζουμερά τσιμπήματα ήχου.

Είναι βασικές στρατηγικές παραγωγικότητας που λειτουργούν άμεσα.

Είναι πρακτικά και αρκετά απλά ώστε να μπορείτε να εφαρμόσετε και τα τέσσερα αμέσως ή μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα κάθε φορά. Εσύ διαλέγεις.

Πώς να είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά

1. Διατηρήστε απόλυτη και σταθερή διαύγεια.

Το να μην έχετε ξεκάθαρο κατάλογο όλων των έργων, των εργασιών, των αναθέσεων, των ευθυνών, των επερχόμενων συναντήσεων, της κατάστασης των πραγμάτων που εργάζεστε, των συναντήσεων και των στόχων σας είναι μια εγγυημένη διαδρομή για να αισθάνεστε καταβεβλημένοι στη δουλειά.

Η λύση: Αφιερώστε λίγο χρόνο για να κάνετε μια πλήρη απογραφή όλων των παραπάνω. Προσδιορίστε όλα τα πράγματα σας. Μάθετε τι δεν ξέρετε. Βρείτε αυτό που λείπει. Γράψτε ημερομηνίες σε ημερολόγια. Βάλτε αυτά τα πράγματα σε μια λίστα. ΚΑΘΑΡΙΣΤΕ.

Αυτή η αρχική διαδικασία μπορεί να διαρκέσει μία ώρα ή μερικές ημέρες, ανάλογα με την κατάστασή σας. Για να διατηρήσετε τη σαφήνεια (που πρέπει να κάνετε), κάντε μια απογραφή εβδομαδιαία, δύο φορές την εβδομάδα ή μηνιαία.

2. Χρησιμοποιήστε καθημερινά εισερχόμενα.

Οι περισσότεροι από εμάς συνδέουμε αυτόματα τη λέξη „inbox“ με το email. Δεν αναφέρομαι σε αυτό όταν λέω ότι χρειάζεστε ένα καθημερινό inbox. Για να είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά, θα πρέπει να έχετε μια ενιαία τοποθεσία (ένα κομμάτι χαρτί) όπου συλλέγετε (καταγράφετε) κάθε εισερχόμενη πληροφορία που εμφανίζεται κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αυτό είναι το εισερχόμενό σας.

Κρατήστε ένα μόνο φύλλο χαρτιού ή μια μεγάλη αυτοκόλλητη σημείωση στο γραφείο σας. Συχνά χρησιμοποιώ μια μικρή κάρτα ευρετηρίου 3×5. Αυτό ουσιαστικά γίνεται ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος για όλους τους τύπους πληροφοριών που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.

Δείτε τι μπορεί να μπει στα εισερχόμενά σας:

  • Νέα email στα οποία δεν μπορείτε να φτάσετε αμέσως, αλλά δεν θέλετε να ξεχάσετε
  • Άτομα που πρέπει να καλέσετε
  • Ιδέες που έρχονται στο μυαλό σας, είτε σχετίζονται με την εργασία είτε όχι
  • Εργασίες που δεν θέλετε να ξεχάσετε
  • Γεγονότα ή συναντήσεις που πρέπει τελικά να βάλετε στο ημερολόγιό σας
  • Προσωπικές υπενθυμίσεις
  • Ερωτήσεις στις οποίες χρειάζεστε απαντήσεις

Στο τέλος της ημέρας, επεξεργαστείτε τα εισερχόμενά σας. Αυτό σημαίνει κάνω κάτι με τις πληροφορίες. Τα εισερχόμενά σας δεν είναι ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών, και επομένως είναι κάτι που ξεκινάτε καθημερινά και κλείνετε στο τέλος κάθε μέρας.

3. Διαχωρίστε σημαντικές και επείγουσες εργασίες.

Η εργάσιμη ημέρα μας αποτελείται από σημαντικές εργασίες και επείγουσες εργασίες και είναι σημαντικό να μπορείτε να διακρίνετε μεταξύ των δύο.

  • Επείγουσες εργασίες είναι ευαίσθητα στο χρόνο και συχνά συνδέονται με τις απαιτήσεις ή τις ανάγκες των άλλων. Αυτά περιλαμβάνουν το δικό μας πρέπει να κάνω ευθύνες όπως κλήσεις πωλήσεων, συσκέψεις, αναφορές βάσει χρόνου και άλλα έργα που συνδέονται με ένα ρολόι ή ημερολόγιο.
  • Σημαντικές εργασίες δεν είναι συνήθως ευαίσθητα στο χρόνο και συνδέονται με μακροπρόθεσμα έργα και στόχους. Αυτά είναι τα πράγματα που πρέπει να γίνουν «κάποια στιγμή», αλλά το χρονοδιάγραμμα εξαρτάται από εμάς.

Εάν εστιάσετε μόνο σε επείγουσες εργασίες, δεν θα σημειώσετε ποτέ πρόοδο στα μακροπρόθεσμα έργα σας. Εάν εστιάσετε μόνο σε σημαντικές εργασίες, θα χάσετε κρίσιμες και επείγουσες προθεσμίες.

Θα είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά εάν ολοκληρώνετε καθημερινά έναν συνδυασμό επειγουσών και σημαντικών εργασιών. Η χρυσή τομή, από την εμπειρία μου, είναι 2:1 (2 επείγουσες εργασίες για κάθε σημαντική εργασία). Με αυτόν τον τρόπο, ικανοποιείτε τις κρίσιμες προθεσμίες εργασίας σας, ενώ κάνετε πάντα αργή και σταθερή πρόοδο σε μεγάλα έργα. (Χρειάζεστε βοήθεια για τη διαχείριση πολλών έργων ταυτόχρονα; Εδώ είναι το σεμινάριο μου.)

4. Προγραμματίστε μπλοκ διαχειριστή.

Κάθε δουλειά σε κάθε κλάδο συνοδεύεται από βασικά διοικητικά καθήκοντα. Ακόμα κι αν έχετε έναν βοηθό ή μια γραμματέα, ή απλά παίρνετε παγωτό ως καλοκαιρινή δουλειά, υπάρχουν βασικές εργασίες διαχειριστή που συνοδεύουν την περιοχή.

Υποτιμούμε κολοσσιαία τον χρόνο που καταναλώνουν αυτές οι εργασίες, ιδιαίτερα αν τις κάνουμε τυχαία και αντιδραστικά όλη την εβδομάδα.

Το κλειδί για να είστε πιο παραγωγικοί στην εργασία είναι να προγραμματίσετε χρόνο για να κάνετε αυτές τις εργασίες διαχειριστή. Συνδυάστε τα μαζί και αποκλείστε ένα κομμάτι από αυτές τις ενοχλητικές αλλά απαραίτητες εργασίες συντήρησης τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα.

Κάθε εργασία είναι διαφορετική, αλλά οι βασικές εργασίες διαχειριστή μπορεί να περιλαμβάνουν:

  • Οργάνωση ψηφιακών αρχείων
  • Οργάνωση ή/και σάρωση αρχείων χαρτιού
  • Απάντηση σε email και τηλεφωνήματα
  • Ενημέρωση ημερολογίων
  • Καθαρισμός και καθαρισμός χώρων εργασίας και εργαλείων
  • Ενημέρωση λογισμικού υπολογιστή
  • Επανεξέταση μακροπρόθεσμων στόχων και τριμηνιαίων σχεδίων
  • Παραγγελία προμηθειών

Το να ξέρεις πώς να είσαι πιο παραγωγικός στην εργασία έχει περισσότερα οφέλη από το να «πετυχαίνεις περισσότερα». Η απόλυτη παραγωγικότητα της εργασίας αφορά την αναζήτηση της σαφήνειας για να ξέρουμε τι να δουλέψουμε και για πόσο χρονικό διάστημα, όλα αυτά διαχειρίζεστε τους άλλους περισπασμούς που αναζητούν την προσοχή μας κατά τη διάρκεια της ημέρας.




Schreibe einen Kommentar